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Le basi della fattura elettronica: Xml, SDI, codice destinatario

Fattura elettronica Xml SDI codice destinatario | Studio Cavallini

3 cose da sapere su fattura elettronica, Xml, SDI e codice destinatario.

Il 2019 è iniziato con una novità che sta avendo un grande impatto per tutte le aziende e i lavoratori autonomi italiani: la fatturazione elettronica. Ad oggi, a fronte di alcuni che si sono adeguati, ancora molti sono poco informati o in cerca di risposte. Quel che è certo è che tra le aziende e i liberi professionisti c’è molta ansia e confusione. Cerchiamo di fare chiarezza con un breve riassunto dei 3 aspetti più importanti da sapere:

  1. In breve: fattura elettronica, xml, sdi, codice destinatario
  2. Come fare e ricevere fatture elettroniche: modalità e tempistiche
  3. Fatturazione elettronica: come trarne vantaggi

1) In breve: fattura elettronica, xml, SDI, codice destinatario.

  • Cos’è la fatturazione elettronica?
    È un sistema per emettere, trasmettere, ricevere e archiviare le fatture in modo digitale. Elimina per sempre le fatture su carta.
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  • Cos’è un XML?
    È il formato con cui si presenta una fattura elettronica e sta per eXtensible Markup Language. Questo formato universale rende la fattura un documento uguale per tutti, con campi predefiniti. 
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  • Cos’è il SDI?
    È il Sistema Di Interscambio (SDI), un canale informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate per:
    • riceve le e-fatture
    • controlla se sono valide
    • le inoltra ai destinatari
    • notifica l’esito a mittenti e destinatari
    Non è un gestore né un archivio: è un ‘ controllore e ufficiale postale’ che riceve, controlla, notifica, recapita.
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  • Cos’è il codice destinatario?
    È un codice alfanumerico di 7 cifre che identifica il programma che hai scelto per ricevere le fatture elettroniche. Questo codice, una volta inserito sul tuo cassetto fiscale nell’Agenzia delle Entrate, consente allo Sdi di recapitarti correttamente le fatture. Contrariamente a quanto sostenuto da molti, NON deve essere obbligatoriamente comunicato ai fornitori. Qui trovi una spiegazione approfondita.
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  • 4 cose che devi sapere sulla fatturazione elettronica
    1. interessa solamente i soggetti stabiliti in Italia
    2. riguarda sia le operazioni tra aziende (B2B), che tra privati (B2C)
    3. entra in vigore dal 1°gennaio 2019 con effetto immediato
    4. può essere fatta in autonomia (tramite il servizio gratuito sul sito Agenzia delle Entrate) o tramite intermediario, acquistando un programma per l’invio (ciclo attivo) e la ricezione (ciclo passivo) delle fatture
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  • Chi è esonerato dall’obbligo?
    • chi applica il regime di vantaggio (c.d. minimi)
    • i contribuenti forfetari
    • i produttori agricoli in regime di esonero
    • chi è tenuto all’invio dei dati delle fatture al Sistema tessera sanitaria (farmacie, medici, etc…
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  • Se una fattura ha data di emissione 2018 ma è stata ricevuta nel 2019 può essere ricevuta e registrata in modo cartaceo? 
    Sì.

2) Come fare e ricevere fatture elettroniche: modalità e tempistiche

Modalità di emissione e ricezione

Per emettere e-fattura a un cliente devi:

  1. Creare una e-fattura
  2. Mettere la firma elettronica (obbligatoria verso la PA, non obbligatoria negli altri casi, ma consigliata per motivi di sicurezza informatica)
  3. Inviarla al SDI
  4. Attendere la notifica dal SDI
  5. a) In caso di notifica positiva: conservare la e-fattura notificata a buon fine per 10 anni
    b) In caso di scarto: correggere e reinviare la e-fattura al SDI ripartendo dal punto 3.

Per ricevere e-fattura da un fornitore devi:

  1. Inserire sul tuo cassetto fiscale nel sito dell’Agenzia delle Entrate il canale di ricezione che hai scelto, ossia la tua PEC (solo se ricevi poche fatture) o il codice destinatario di 7 cifre fornito dal tuo intermediario (la software house che ti ha venduto il programma di fatturazione elettronica)
  2. Attendere l’arrivo delle tue fatture di acquisto
  3. Conservare le e-fatture per 10 anni tramite il servizio gratuito dell’Ag. Entrate o attraverso il tuo intermediario

Tempistiche di emissione e ricezione

Distinguiamo due casi diversi: le fatture differite e le fatture immediate

A) Fatture differite

Emissione immediata di documento fiscale: scontrino oppure ricevuta fiscale oppure DDT.
Emissione e invio allo SDI di fattura elettronica entro 15 giorni successivi al termine del mese di emissione di scontrino (o ricevuta fiscale / DDT in alternativa).

In fattura devi riportare gli estremi dello scontrino (o ricevuta fiscale / DDT in alternativa) emesso nella sezione Altri Dati Gestionali inserendo:
• Tipo dato: numero dello scontrino (o ricevuta fiscale / DDT)
• Riferimento testo: identificativo alfanumerico dello scontrino (o ricevuta fiscale / DDT)
• Riferimento numero: numero progressivo dello scontrino (o ricevuta fiscale / DDT)
• Riferimento data: data dello scontrino (o ricevuta fiscale / DDT)

Se non allegati alle fatture elettroniche i DDT vanno conservati per 5 anni. 

B) Fatture immediate

Rilascio immediato al momento dell’acquisto di documento non fiscale: quietanza oppure ricevuta POS oppure PDF fattura.

Invio allo SDI di fattura elettronica immediata entro 10 giorni successivi al termine del mese di emissione.

Nei primi 6 mesi non saranno applicate sanzioni qualora la fattura venga inviata negli stessi termini di quella differita (ossia 15 giorni successivi al mese di effettuazione dell’operazione).

3) Fatturazione elettronica: come trarne vantaggi

Come ogni cambiamento, anche la fatturazione elettronica comporta un periodo iniziale più “faticoso” per adeguarsi alle novità. Confidiamo però che questo tempo, se ben investito, possa portare nel medio periodo alcuni vantaggi.

Velocità e tracciabilità delle informazioni, risparmio di tempo e costi di gestione documenti (per stampa, archiviazione, ricerca e contabilizzazione), puntualità delle informazioni: tanto per citarne alcuni. Se vuoi appieno devi agire in 3 modi:

  1. Rivedere le tue procedure di creazione, ricezione, conservazione e contabilizzazione
  2. Aggiornare i tuoi sistemi informatici gestionali
  3. Formare il personale interno al controllo delle fatture di acquisto e alla creazione di quelle di vendita

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Sabrina Cavallini

Un diploma in Ragioneria, una laurea in Scienze Economiche, una carriera ventennale alla guida di uno tra i più affermati studi commercialisti della Provincia di Pisa.

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